EL CONTROL COMO HERRAMIENTA ADMINISTRATIVA

CONTROL.

El control es una de las principales actividades administrativas dentro de las organizaciones.

El control es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de una organización. Usualmente implica una comparación entre un rendimiento esperado y un rendimiento observado, para verificar si se están cumpliendo los objetivos de forma eficiente y eficaz y tomar acciones correctivas cuando sea necesario.

La función de control se relaciona con la función de planificación, porque el control busca que el desempeño se ajuste a los planes. El proceso administrativo, desde el punto de vista tradicional, es un proceso circular que se retroalimenta. Es por esto que en la gestión, el control permite tomar medidas correctivas.

Cuando se habla de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control. El control es una función administrativa, es decir es una labor gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más importantes para una óptima labor gerencial.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

    George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

    Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

    Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.

    Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

    Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.

    Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

OBJETIVOS DEL CONTROL.

El autor Burt K. Scanlan establece que “el control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan  de  acuerdo  con  los  planes  establecidos”.

El objetivo de esta función administrativa es la de ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

IMPORTANCIA DEL CONTROL.

El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

Sin embargo, es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.

Además siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el proceso de planeación.

El control es  de vital importancia dado que:

1.- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.

2.- Se aplica a todo, a las cosas a las personas y a los actos.

3.- Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones.

4.- Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

5.- Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse al proceso de planeación.

6.- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7.- Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

PRINCIPIOS DEL CONTROL.

Al   respecto  los   autores  Koontz   y  O’   Donnell, esbozan  cuatro  Principios  de  Control:

1. a) Principio de declaración  de      La  función  del  control  es  percibir desviaciones  posibles  o  reales  de los  planes  trazados, con  la  suficiente anticipación para poder corregirlas bien.
2. b) Principio de eficiencia  de  los    Las  técnicas  y  enfoques  de  control,  son eficientes cuando perciben y destacan las causas de desviaciones reales o  potenciales  de  los  planes,  con  un  costo  mínimo  o  con  muy  pocas consecuencias no buscadas.
3. c) Principio de responsabilidad  del    La  responsabilidad  primaria  del ejercicio del control, recae en el gerente encargado de la ejecución de los planes.
4. d) Principio del Control    A  mayor  caridad  de  los  gerentes  y  de  sus subordinados menor necesidad de controles indirectos.

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

• Equilibrio

A cada grupo conferido debe proporcionarse al grado del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

• De los Objetivos

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin, si un medio para alcanzar  los objetivos  preestablecidos. Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si, a través de él, no se evalúa el logro de los mismos.

La efectividad del control está en la relación directa con la precisión de los estándares.

• De la Oportunidad

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

• De las Desviaciones

Todas las variaciones o desviaciones que se presenten  en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.

Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantación.

• De Excepción

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio auxilia métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

• De la Función Controlada

La función controlador por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a  controlar.

• Del Carácter Administrativo del Control

Es necesario distinguir “las operaciones” de control de la función de control. La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación, esta no se podría dar sin el control, como ya se hizo notar.

En cambio, “las operaciones” son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones. Por ello deben actuar como staff. De ahí la necesidad de convencer y no imponer, los medios de  control.

• De los Estándares

El control es imposible si no existen “estándares” de alguna manera prefijados, y será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos  sean dichos estándares.

Pero no se podrá decir que se controla algo si lo obtenido no se “valoriza” y para ello se compara con “algo” de ahí la regla de definir y perfeccionar los estándares como un medio de preparar el control.

• Del Carácter Medial del Control

De él se deduce también espontáneamente una regla: un control solo deberá usarse  si el trabajo, gasto etc., que impone, se justifican ante los beneficios que de él se esperan. En sentido positivo, surge el peligro del “especialista” en la técnica de control de que se trate, el que casi siempre vera  la bondad de su técnica, y tratara de lograr  a toda costa que se implante.

• Del Principio de Excepción

El control administrativo mucho más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado.

Este principio tiende a convertir el cumplimiento en lo normal, y las desviaciones de los planes en lo excepcional: los controles versaran sobre esto último exclusiva o al menos, principalmente.

PROCESOS DEL CONTROL.

Las técnicas y los sistemas de control son en esencia  los mismos para controlar el efectivo, los procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y cualquier otra cosa. El proceso de control básico, en cualquier lugar y para lo que sea que se controle, incluye tres pasos:

• Establecer estándares
• Medir el desempeño contra estos estándares.
• Corregir las variaciones de los estándares y planes.

1.-Etapas de todo control:

1. a) Establecimiento de los medios de control
2. b) Operaciones de recolección y concentración de datos
3. c) Interpretación y valoración de los resultados
4. d) Utilización de los mismos resultados

La primera y la última de estas etapas son esencialmente  propias del administrador. La segunda ciertamente es del técnico en el control de que se trate. La tercera suele ser del administrador, con la ayuda del técnico.

2.-Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada campo hay que escoger los que puedan considerarse como estratégicas.

3.- Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organización.

La organización es la expresión de los planes y a la vez un medio de control. Por eso, cundo el control “rompe” los canales de la organización, sistemáticamente distorsiona esta, los reportes que se obliga a los obreros, oficinistas, etc., que entreguen a contabilidad u otro departamento  de control “directamente tienden a distorsionar la organización.

4.- Al establecer  los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la función  controlada para aplicar el que sea más útil.

Determina la naturaleza de los controles, servirá la siguiente clasificación  de los medios de control. Puramente personas, supervisión, revisión de operaciones, etc.

5.- Los controles deben ser flexibles

Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la previsión  hace que o bien no pueda realizarse  adecuadamente la función o bien que se tienda abandonar el control considerándolo inservible.

En ellos se registran en forma gráfica, sobre el eje de las ordenadas, los gastos fijos, como rectas horizontales, y los variables proporcionales, como líneas oblicuas.

La función gerencial de control es la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados  para alcanzarlos se logren, y se relaciona estrechamente con la función de planear; de hecho algunos autores  sobre administración consideran que estas funciones  no pueden separarse aunque es sensato distinguirlas  conceptualmente y por ello se analiza de manera independiente.

CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL.

Para que el control resulte efectivo debe tener las siguientes características:

• Economía:

El costo del control no debe superar el beneficio que genera el controlar.  El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que éste reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los  resultados que se esperen de él; de nada servirá establecer un sistema de control, si los beneficios financieros que reditúa, resultan menores que el costo y el tiempo que implican su implantación.

• Operatividad:

El control debe realizarse con un método sencillo.

• Significatividad:

Se debe aplicar a actividades importantes, no a cuestiones sin trascendencia

Otra característica que deben tener los controles eficaces es la ética. Los adelantos tecnológicos en hardware y software han facilitado el proceso de control pero han traído cuestionamientos sobre qué tan lejos puede llegar la intromisión de un gerente en la vida de un empleado y de su comportamiento.

Para este tema salen tres cuestiones un poco discutidas. Ante todo, la privacidad del empleado, pues es muy desagradable que un gerente lea correos electrónicos de sus empleados. También el monitoreo por computadora, un empleado se va a sentir espiado si una computadora graba todos sus movimientos. Y finalmente el comportamiento fuera del trabajo, al empleado no le gustara que la empresa se meta mucho con su vida privada.

FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL.

1. Eficacia: Cumplimiento de metas. Mide el grado porcentual de cumplimiento con respecto a una meta

• Adecuación de recursos
• Costo-Efectividad
• Costo-Beneficio

2. Efectividad: Congruencia entre lo planificado y los logros obtenidos en el tiempo.

• Metas formuladas
• Cumplimiento de metas
• Logros
• Gestión

3. Resultado/Relevancia: Para qué se investiga. Mide el total alcanzado.

• Pertinencia
• Impacto
• Oportunidad

4. Productividad: Capacidad transformadora del conocimiento producido. Mide la relación costo-producto

• Cobertura
• Costos
• Calidad

5. Disponibilidad de los Recursos: ¿Con qué se dispone y cuánto se requiere?

• Humanos
• Materiales
• Financieros

EL CONTROL Y SU PERIODICIDAD.

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, suponiendo así clasificarse en:

1. a) Control Preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.
2. b) Control Concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo. Un control esporádico de nada sirve para la consecución de las metas.
3. c) Control Posterior. Se indica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es administrar información para los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.

EL CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES.

El control se ejerce en todos los niveles de las organizaciones; desde los niveles superiores o jerárquicos, hasta los niveles inferiores u operativos.

Es importante elegir correctamente característica que se va a medir o censar, teniendo en cuenta no solo el costo y la posibilidad de medir la misma, sino también su importancia para los objetivos y la posibilidad de tomar medidas correctivas. Luego de que se haya obtenido una medida de las características o condiciones elegidas, se deben comparar con algún estándar o norma. Usualmente estos estándares o normas fueron fijados previamente en el proceso de planificación. Si existe una diferencia entre el estándar o la norma (rendimiento esperado) y la medición (rendimiento observado), puede ser necesaria la toma de medidas correctivas.

• Control de Gestión

Se refiere a la evaluación de las actividades administrativas que se realizan en los distintos niveles. Se focaliza en los niveles superiores y medios de la organización. Puede incluir elementos de largo plazo, como la estrategia de inversiones o los procesos de planificación.

• Control Financiero

Tiene en cuenta información financiera y contable, como ciertos ratios financieros, para evaluar la capacidad de la organización de pagar sus deudas y disponer de fondos suficientes para financiar su actividad operativa.

• Control de Operaciones

Verifica que las actividades principales de la empresa se estén desarrollando de acuerdo a lo planeado. Se concentra en los niveles inferiores y medio de la organización, y en el corto plazo. Suele estar estandarizado, es decir, que las observaciones o mediciones se realizan periódicamente (en forma horaria, diaria, semanal, etc.).

• Control de Calidad

Es un proceso integral que busca lograr que la actividad principal de la empresa cumpla con ciertos parámetros de calidad. No es sólo verificar la calidad del producto o servicio terminado, sino que también controla los procesos intermedios y las materias primas. Un aspecto importante del control de calidad es que también tiene en cuenta a las personas involucradas en la producción, dado que elementos como la capacitación, entrenamiento y el ambiente de trabajo impactan en la calidad.

TÉCNICAS DE CONTROL.

Son las herramientas que auxilia al administrador para llevar a cabo el proceso de control. Las técnicas de planeación son, a su vez, de control y, en esencia, los controles no son más que sistemas de información.

Técnicas de control:

• Sistemas de información:
• Contabilidad
• Auditoria: Financiera y Administrativa
• Presupuestos
• Informes
• Formas
• Archivos memorias
• Graficas diagramas
• Proceso, procedimientos, Gantt, etc.
• Estudio de métodos
• Estudio de métodos
• Tiempos y movimientos estándares
• Métodos cuantitativos
• Redes
• Modelos matemáticos
• Investigaciones de operaciones
• Estadística
• Cálculos probabilísticos
• Programación dinámica

Reportes e informes:

Existen múltiples tipos de reportaje e informes; básicamente pueden clasificarse en:

1. a) Informes de control que se utiliza para el control directo de las operaciones.
2. b) Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.

Al diseñar, elaborar y presentar un informe, es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1.-Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema a fin  de evitar confusiones.

2.- Concentración sobre las excepciones. Debe revelar indicadores importantes, puntos  débiles  y fuertes más que situaciones comunes.

3.- Claridad y concisión. Los informes muy largos, detallados y genéricos, originan  confusión y desatención  por parte de quien los recibe.

Informes de las operaciones:

• Informes de control: Usados para el control directo de las operaciones
• Reportes de información. Utilizados para planeación y determinación de normas.
• Informes sobre la apreciación de renglones:
• Informes de actividad individual. Coincidiendo el renglón y la responsabilidad.
• Informes de actividad conjunta: Renglones bajo responsabilidad conjunta.
• Informes estáticos. Limitaos a un análisis de la fortaleza financiera y de la estructura con la fecha dad.

Informes dinámicos:

1. a) Informes de control financiero. Miden la condición financiera real contra la condición planeada.
2. b) Informes de cambio y de condición financiera. Resumen y analizan cambios en la condición financiera durante un periodo dado.

4.-Complementarse con  presentaciones gráficas, audio visuales y verbales.

5.- Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse  constantemente

6.- Frecuencia de los reportes. El hecho de que  para controlar sea necesario  contar con información oportuna y periódica.

7.-Evaluacion  de la información. Es necesario evaluar frecuentemente  la utilidad que reditúa  la información.

TIPOS DE CONTROL.

Existen tres tipos de controles administrativos preventivos, concurrentes y de retroalimentación. Cada uno de ellos es relevante  en una fase diferente  del ciclo de las actividades de entrada- operación – salida de la organización. Y todos cumplen un papel muy importante  en la búsqueda de productividad a largo plazo y de desempeño elevado.

• Control Preventivo:

También llamados controles preliminares, se realizan antes de que se realice una actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos  sean claros  que establezcan el rumbo adecuado y que estén disponibles lo recursos apropiados Se encuentran en lo que sucede  durante el proceso  de trabajo llamados  a veces controles de dirección, monitorean las operaciones y actividades en curso para asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con lo planeado.

• Controles de Retroalimentación:

Se implementan después de que el trabajo  está terminado. Se concentran en la calidad de los resultados finales y no en las entradas y procesos.

El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. El control preventivo siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control preventivo esté integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar dicha labor.

• Controles Concurrentes:

Son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa. En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha procesado una información equivocada, los controles concurrentes del sistema rechazarán la orden y le dirán donde se encuentra el error.

Los Controles Posteriores, son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las Auditorias Contables, estadística, contabilidad, etc.