AUDITORÍA LABORAL

Las conductas empresariales conforme a derecho evitan problemas, el empresario hoy más que nunca, precisa tener un conocimiento cierto sobre la situación de su empresa, y debe conocer los riesgos asociados al incumplimiento de las normas.

La correcta aplicación de las normas laborales supone una base sólida para evitar conflictos, y para trazar políticas de recursos humanos que concuerden con la estrategia empresarial.

La Auditoría Laboral consiste en un estudio técnico, objetivo, imparcial y fiable que pone de manifiesto la realidad socio-laboral de la empresa.

Es el conjunto de actuaciones realizadas por profesionales independientes que llevan a cabo el análisis y revisión de la situación laboral de una empresa, mediante el estudio de la documentación e información aportada por la misma, reflejando en un informe final la situación real de la propia empresa en cuanto al cumplimiento de las obligaciones jurídico-laborales y de Seguridad Social.

La auditoría debe ser un proceso sistemático-documentado, dentro del que hay una revisión de la actividad socio-laboral de la empresa, que se hará mediante documentos que la empresa da al auditor, y que deberá realizarse de forma objetiva.

La revisión supone analizar pormenorizadamente la documentación que la empresa posee. Si a criterio del auditor falta documentación, éste hará de forma preventiva que la empresa la busque.

Este proceso de auditoría debe realizarse por personas íntegras, independientes y ajenas a la empresa.

El destinatario del informe de la auditoría laboral es la dirección de la empresa que lo ha solicitado. En el informe el auditor analiza y supone que la empresa preserve a sus trabajadores dentro del marco del cumplimiento de las normas de Seguridad Social y de salud laboral.

Clases de Auditoría Laboral.

• De legalidad: trata de velar por la legalidad en la gestión y administración de personal.
• De gestión: comprueba el nivel de economía, eficacia y eficiencia en la utilización de los medios materiales y personales y, a su vez, en la comprobación de que en la gestión del personal laboral se aplican criterios de autocontrol y diligencia debida (conocer si efectivamente los trabajadores cumplen con las funciones encomendadas y la diligencia que ha de tener como buen trabajador – de aquí saldrá el posible absentismo laboral-).
• De riesgos: evaluación y control sobre la relación trabajado o actividad – riesgo, de los posibles riesgos laborales asociados al propio cometido del trabajador. Así, conocer si la empresa cumple y sigue su cumplimiento.

Por ejemplo, no es lo mismo una auditoría de riesgos a una empresa de construcción que a una empresa textil. Hay que analizar el cometido del trabajador, si la empresa cumple las medidas de seguridad.

Objetivo de la Auditoría Laboral.

El estudio del auditor está supeditado al conocimiento de las situaciones, de las conductas y de los procedimientos que se realicen o se estén realizando en la empresa a auditar.

El objetivo de la auditoría laboral es plasmar la situación real de la empresa auditada en cuanto al cumplimiento de las obligaciones jurídico-laborales y de Seguridad Social, mediante la realización o elaboración de un informe, que ni es vinculante, ni es preceptivo, pero sí necesario y conveniente para que el empresario conozca la realidad socio-laboral y legal de la empresa que dirige.

Podemos decir, con terminología médica, que se trata de una radiografía jurídica de la realidad laboral y de Seguridad Social de la empresa auditada.

Propósito de la Auditoría Laboral.

Este nos indican que, en general, una organización no puede cambiar tan de prisa como exige el mercado; las empresas deben estar ajustando su estrategia y reformulando su estructura para adaptarse continuamente, siendo la Auditoría un recurso auxiliar vital.

El propósito de una auditoría de recursos humanos es tan amplio como el propio campo de la gestión de estos. La auditoría es una reunión y clasificación de los datos que corresponden a las funciones del departamento de personal, en toda la amplitud y profundidad necesaria para los fines de análisis, estudios y previsiones.

Entre los propósitos de la misma tenemos:

• Conocimiento de la estructura humana de la empresa, es decir el número de sus componentes y sus características.
• Evaluación de los procesos de reclutamiento y selección llevados a cabo.
• Registro de las promociones y transferencias de empleados dentro de la organización.
• Administración de salarios y planes de incentivos.
• Estadísticas de accidentes y bajas laborales.
• Índice de rotación de personal y coste del mismo.
• Control de presencia e índice de ausentismo.
• Evaluación de rendimiento (o resultados) y de potencial y las acciones consecuentes con ellas.
• Análisis y descripción de los puestos de trabajo o cargos existentes en la empresa.

La función de control se integra dentro de la filosofía de la auditoría como instrumento básico de la GRH y tiene como objetivo, mostrar los fallos y errores para rectificarlos y evitar su reincidencia.

Por lo tanto el procedimiento a seguir sería:

• Observar prácticas de recursos humanos.
• Comparar acciones con patrones.
• Determinar las acciones correctivas y preventivas de acuerdo a las causas detectadas.

Finalidad de la Auditoría Laboral.

 Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:

• Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial
• Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
• Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
• Descubrir errores y fraudes.
• Prevenir los errores y fraudes
• Estudios generales sobre casos especiales, tales como:
  1. Exámenes de aspectos fiscales y legales
  2. Examen para compra de una empresa (cesión patrimonial)
  3. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

Características de la Auditoría Laboral.

• El estudio y revisión de los aspectos y situaciones laborales de la empresa.

El auditor analizará de forma pormenorizada la situación actual del cumplimiento de las obligaciones laborales y de Seguridad Social de la empresa. Eso supondrá que el auditor adquiera un reconocimiento en tiempo real de si la empresa se encuentra o no perfectamente “saneada” respecto de su cumplimiento en materia laboral y de Seguridad Social.

• La auditoría se realiza por personas externas e independientes a la empresa.

Se hace necesario que la persona que audita a la empresa no forme parte de la misma, pues al formar parte de la empresa y auditarla, supondría una falta de objetividad en cuanto a la elaboración del informe, que ha de ser necesariamente objetivo.

• Es una auditoría sistemática.

Es sistemática porque los resultados no se basan en el azar, al contrario, devienen como consecuencia del análisis minucioso, ordenado, planificado por el propio auditor. Análisis que genera, presupone, de alguna manera, una fiabilidad y una relación causa-efecto muy acertada.

• Es una auditoría objetiva.

Son evidencias objetivas las que de alguna forma constituyen el fundamento, el soporte, en el que el auditor avala sus conclusiones. No se puede fundamentar un informe en simples apreciaciones, lo que no excluye que por parte del auditor se manifiesten, de acuerdo con su profesionalidad y experiencia, sugerencia/s que puedan ser determinantes a la hora de que el empresario adopte una u otra decisión ante la situación planteada o existente estudiada por el auditor.

• Se aplican técnicas de revisión y verificación.

Técnicas que no han de ser manifestadas por el propio auditor, sino que ya tienen que estar previstas por el empresario.

• Es de utilidad para todas las empresas.

Donde más se detecta la necesidad es en las medianas empresas. Estadísticamente, nuestro objetivo se trasladará a la mediana empresa.

• Se realiza, a veces, ante la posible venta de la empresa o su adquisición por otra.

La auditoría laboral se realiza cuando existe la posibilidad de adquisición de la propia empresa por otra, lo que quiere decir que, a veces, al hablar de contratas o subcontratas, aparece la necesidad de que el contratista debe conocer si la otra parte está al corriente del pago de sus obligaciones fiscales y de Seguridad Social. Y si puede ser, que también esté al día en el cumplimiento de sus obligaciones con los trabajadores.

• Tiene como destinatarios los órganos de la sociedad o de la empresa que lo necesita.

Tiene como destinataria a la dirección de la sociedad o de la empresa. Es el empresario individual o los miembros de los órganos de administración los que se verán favorecidos por la auditoría laboral, en un doble sentido:

• Asegurar que sus obligaciones laborales y de Seguridad Social están correctamente acreditadas

• Detectar que en alguno de los aspectos socio-laborales se han reflejado determinadas situaciones de posibles incumplimientos o irregularidades, que deben ser subsanadas preventivamente ante la posibilidad de una inspección de trabajo, llevada a cabo de oficio o por denuncia.

Si podemos aplicar analógicamente las normas técnicas de la auditoría contable a la auditoría laboral, tendremos que tener en cuenta 3 aspectos:

• Normas generales de aplicación: aquí se encuentra la cualificación del auditor como tal, y las normas deontológicas (capacitación técnico-jurídica del auditor).
• Normas sobre la ejecución del trabajo: lo que se va a mostrar al auditor laboral son situaciones reales concretas laborales materializadas en una serie de documentación laboral.
• Normas sobre la realización de informes: se enmarcan dentro de las características de la objetividad, imparcialidad y profesionalidad.

Planificación de la Auditoría Laboral.

La planificación de la auditoría ha de tener en cuenta los siguientes aspectos:

• El negocio de la entidad (a la que se dedica la empresa).
• El sector de actividad en que se desenvuelve.
• El producto o servicio que la empresa comercializa.
• La situación económica de la empresa (el factor producción, el número de trabajadores, etc., influye directamente en la economía).
• La situación del mercado.

Estas situaciones dan una visión de conjunto del tipo y complejidad de la contratación laboral en la negociación colectiva e individual, en el diseño de la prevención de riesgos laborales, en la elección de la representación de los trabajadores; y ello enfocado también a la relación con los organismos de la Seguridad Social.

La planificación generará la necesidad de la elaboración de un cuestionario o programa de auditoría que servirá de guía a lo largo de todo el desarrollo de la propia auditoría laboral, que concluirá en ese informe que el auditor realizará.

La planificación que ha de hacer el auditor se fundamentará necesariamente en cualquiera de los temas de la fotocopia que recoge el objetivo y alcance de una auditoría laboral general puede ser objeto de una auditoría laboral. Los más frecuentes son:

• Estructura del personal y contratación.

• Estructura salarial.

• Sistema y tiempo de trabajo.

• Seguridad Social.

• Prevención de riesgos laborales.

El desarrollo de la planificación deberá estar debidamente documentado y tendrá que contener los siguientes aspectos:

• Los términos del contrato de auditoría: para qué se hace la auditoría, lo que se ha encomendado hacer (ámbitos).

• Los criterios laborales, las leyes y los reglamentos aplicables (normativa).

• La identificación de aquellas áreas o aspectos más significativos que requieran una especial atención, como por ejemplo el sistema de contratación.

• La identificación del riesgo de auditoría, es decir, la probabilidad de error de cada componente relativo a la información financiera.

• El grado de fiabilidad que se espera atribuir a los sistemas de control interno.

• La Naturaleza y amplitud de las pruebas de auditoría a aplicar.

• El trabajo de los responsables de recursos humanos, para ver si esas personas han participado directa o indirectamente en lo que se denomina auditoría externa.

• Dejar constancia, si se produce, de la participación de expertos, es decir, si se hace necesaria la intervención de expertos en el caso de que el auditor no entienda algún aspecto, para que éstos se lo aclaren. (por ejemplo, si hay un absentismo laboral, un experto ha de determinarlo, explicarlo).

 El Programa de la Auditoría Laboral.

Podemos definirlo como aquellos procedimientos que como mínimo deberán ser llevados a cabo para conocer que las obligaciones de la empresa auditada están siendo cumplidas.

El programa de auditoría necesariamente ha de fundamentarse en contar con la máxima información acerca de la empresa que se va a auditar; de ahí que toda la documentación que se haya solicitado a la empresa haya de estar reflejada en los papeles de trabajo, detallando y especificando la evidencia obtenida y las conclusiones finales. Para ello, el auditor deberá preparar un programa escrito de auditoría en el que se indiquen los procedimientos que se precisan para llevar a cabo ese plan global de la auditoría. En ese programa el auditor puede incluir los objetivos de la auditoría por parcelas, áreas o departamentos de la empresa y ha de ser suficientemente detallado.

Los objetivos del programa de auditoría consisten en determinar si la información aportada por la empresa cumple los requisitos necesarios, establecidos por la legislación, y si no existen errores materiales de consideración.

Por tanto, el auditor tiene dos formas de solicitar esa información a la empresa:

• La documentación e información de las personas internas de la empresa que conozcan la situación de la misma a nivel laboral y de Seguridad Social

• El departamento de RRHH

Son los aspectos material y de personal.

Los documentos laborales y de Seguridad Social de la empresa son el instrumento básico para el desarrollo de la auditoría laboral, por ello antes de iniciar el servicio (el informe o contrato de encargo) el auditor deberá solicitar este tipo de documentos, pues de alguna manera será el utensilio obligado y necesario que empleará para llevar a cabo su informe de auditoría. Consecuentemente, con ello el auditor sólo podrá reflejar en el informe aquello que realmente haya comprobado mediante los documentos solicitados.

Si por cualquier circunstancia la empresa no facilitase al auditor determinados documentos que a su entender fueran necesarios para completar o garantizar la objetividad del informe solicitado, el auditor deberá hacerlo constar en su informe.

De todo ello se deriva que el auditor ha de guardar una confidencialidad estricta, sujeta a responsabilidad, sobre los documentos que la empresa le facilita.

Datos que deben obrar en el informe:

• Datos generales de la empresa: la escritura de constitución si se trata de una sociedad, centros de trabajo, organigrama.
• Normativa aplicable a la empresa: ante quien nos encontramos, dónde se enmarca jurídicamente la empresa.
• Estructura de personal: contratación, tipos.
• Estructura salarial: nóminas de los trabajadores (generalmente d los últimos 6 meses), número de trabajadores, situación, condición, antigüedad, trabajadores pendientes de pago.
• Sistema y tiempo de trabajo: tipo de calendario laboral, lista de horas extraordinarias.
• Existencia de modificaciones en los contratos de trabajo, suspensión o extinción de la relación laboral.
• Representación legal de los trabajadores: si es necesaria en esa empresa, celebración de las últimas elecciones.
• Obligaciones y su cumplimiento en materia de Seguridad Social: boletines de cotización, altas, variación de datos, causas.
• Existencia del conocimiento por parte de los trabajadores del sistema de prevención de riesgos laborales.

Es una generalidad de necesaria existencia en la empresa.

Metodología para realizar una Auditoría Laboral y obtener la evidencia: a través de las pruebas.

• A través de la inspección: el auditor examinará los documentos que le ha proporcionado la empresa. De la inspección sacará una conclusión, que equivale a un determinado grado de confianza, en el sentido de que esa inspección documental generará una evidencia para el auditor que ha sido conducida y mantenida por terceros.

• La observación; se observa que el proceso o procedimiento efectuado por terceros (INEM, bancos…) es ajustado a derecho y que ese documento, de alguna manera, ha sido obtenido por la empresa.

• Las preguntas: el auditor puede obtener información de las personas que están dentro o fuera de la empresa, pero que tengan los conocimientos apropiados para responder. Esto supone que el auditor va a confirmar por los propios trabajadores o por el propio personal de la empresa que la documentación o información obtenida es correcta. Esto se equipara a lo que puede hacer o hará la Inspección de Trabajo, es una forma preventiva de lo que ésta haría.

• La confirmación: el propio auditor puede supeditar que la empresa le confirme por escrito la situación real de uno o varios aspectos o situaciones acerca de los que el auditor duda de su legalidad. Esto supone que el auditor no está muy convencido de la documentación aportada por la empresa.

• Los cálculos: consisten en la comprobación de la exactitud aritmética de los registros. Esto quiere decir que todos los trabajadores están debidamente dados de alta, se cumplen todas las exigencias legales a nivel de obligaciones laborales y de Seguridad Social y no existe ningún tipo de irregularidad o anomalía en el cumplimiento de las relaciones laborales.

La evidencia ya está constatada y surgen entonces los papeles de trabajo, que son los registros que mantiene el auditor, independientemente de los procedimientos y pruebas realizados, así como de la información obtenida y las conclusiones alcanzadas como resultado de su trabajo.

Los papeles de trabajo incluyen o pueden incluir:

• Programas de procedimiento

• Análisis detallados de la información aportada

• Extracto de documentos, donde el auditor afianza su criterio

• Resúmenes de reuniones

• Y cualquier otro tipo de información obtenida por el auditor.

De ahí que en los papeles de trabajo el auditor haya de reflejar su conocimiento sobre la teoría y la práctica jurídico-laboral de la situación planteada por la empresa y su actividad, para analizar las complejidades existentes en la empresa y reconocer lo esencial, aquello que realmente la empresa ha de subsanar, corregir o modificar.

Su informe supondrá un diagnóstico real del cumplimiento de las obligaciones laborales y de Seguridad Social en un determinado momento por parte de la empresa, momento en el que se lleva a cabo la auditoría laboral.