AUDITORÍA DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS

Las propiedades, la planta y equipo están constituidas por todos los activos tangibles adquiridos o construidos por un ente económico, o que se encuentran en proceso de construcción y son utilizados permanentemente en la producción de bienes y servicios, para arrendarlos o usarlos en la administración de un ente.

También, es la inversión de capital que permite a las empresas desarrollar sus actividades comerciales, industriales y de servicios; sean estos bienes adquiridos al contado o por financiamiento. Ejemplo: Terreno, Edificio, Maquinaria, Equipos, Mobiliarios

Se pueden subdividir en tres categorías.

• No Depreciables: activos que tienen una vida ilimitada o los que a la fecha de presentación del balance general se encuentran todavía en la etapa de construcción o montaje. Ejemplo: terrenos, construcciones en curso, maquinaria y equipo en montaje, y propiedades, planta y equipo en tránsito.
• Depreciables: aquellos que por el deterioro causado por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes y servicios a cuya producción o suministro contribuyen, pierden valor. Ejemplo: equipos, construcciones y edificaciones, equipos de computación y de transporte.
• Agotables: son representadas por recursos naturales controlados por la organización, cuya cantidad y valor disminuyen a causa de la extracción o remoción del producto. Su costo histórico es conformado por su valor de adquisición, más las erogaciones y los cargos incurridos en su explotación y desarrollo.

La propiedad planta y equipo son activos tangibles que:

1. posee una entidad para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y
2. se esperan usar durante más de un ejercicio.

Características

1. Poseer representación física.
2. En las empresas manufactureras, deben intervenir  en el proceso de transformación y elaboración de la materia prima, productos en proceso y productos terminados.
3. Estar condicionados a las exigencias de las empresas y ser duraderos.
4. Adquirirse para los fines específicos.
5. Obtenerse en propiedad, o sea, que se mantenga un derecho real.
6. No perder su valor en forma total.
7. Su valor real de adquisición debe distribuirse durante su vida útil de acuerdo con las políticas de la empresa.

• No pierden su valor: Algunas empresas poseen propiedades que no pierden su valor por el uso o transcurso del tiempo y que, por el contrario, en ocasiones aumentan.
• Sujeto a depreciación: Se aplica a aquellos activos que a través del uso y transcurso normal de las operaciones van perdiendo su valor.
• Sujeto a agotamiento: Pérdida de valor que sufre algunos activos debido al empobrecimiento total o parcial de los recursos naturales, tales como: bosques madereros, minas, montes, canteras, etc.

AUDITORÍA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS

Objetivos de la Auditoría de Propiedad, Planta y Equipo

El examen que se le realiza a este componente del balance se basa en dos tipos de objetivos, unos de propósito general y otros de tipo específico.

Generales:

1. comprobar la existencia real de los activos enunciados por la empresa.
2. Verificar la exactitud de los registros de este componente para la totalidad de los activos que lo forman.
3. Analizar que las modificaciones de la cuenta Propiedad, planta y equipo ha sido debidamente registradas.
4. Indagar si los conceptos relacionados con este rubro (depreciaciones, ajustes por inflación, perdida por obsolescencia, etc.) han sido estimados apropiadamente.
5. Examinar que los valores correspondientes a la cuenta Propiedad, Planta y Equipo de la compañía están debidamente clasificados y mostrados de acuerdo a sus condiciones.
6. Juzgar la correcta valuación y registro de la P, P y E en los libros de contabilidad.

Específicos:

1. Determinar la correcta clasificación y presentación de los activos fijos en los estados financieros.
2. Determinar la propiedad o la existencia de alguna restricción sobre cualquiera de estos activos.
3. Constatar que estos estén registrados correctamente y de acuerdo a las normas existentes.
4. Establecer la existencia física de los activos fijos.
5. Determinar si la depreciación del período es razonable.
6. Determinar si los ajustes por inflación necesarios fueron hechos correctamente.

Procedimientos de Auditoria

1. Examinar las autorizaciones para las compras y ventas o retiros de propiedad y equipo
2. Examinar las facturas de los proveedores y las liquidaciones de los contratistas por trabajos realizados, así como otros documentos justificativos de los desembolsos efectuados por concepto de P, P y E
3. Comparar los presupuestos de obras o los importes autorizados para la construcción, compra o adquisición de propiedades y equipo con los desembolsos reales y verificar si coinciden.
4. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo
5. Comprobar físicamente la existencia de vehículos
6. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor y de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad
7. Comprobar físicamente la existencia de las propiedades, planta y equipo, en su defecto hacer una selección de acuerdo al criterio de materialidad
8. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad
9. Seleccionar el número de órdenes de compra de importancia y comparar el precio de las mismas con las cotizaciones obtenidas
10. Seleccionar un número de facturas de proveedores y comprobar las entradas de aquellas en las respectivas tarjetas de control
11. Seleccionar un número de tarjetas de control de existencias y comprobar si las salidas registradas en las mismas, se hallan amparadas por pedidos de almacén o por asientos de ajuste
12. Seleccionar un número de facturas de proveedores y compararlas con las correspondientes:
13. Órdenes de compra
14. Boletas de recepción

Depreciación

Esta partida debe examinarse muy cuidadosamente y por aparte, teniendo en cuenta que se debe:

1. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo.
2. Comprobar si la base para la depreciación se ajusta a las disposiciones legales y a la política aprobada por la junta directiva.
3. Verificar los cálculos de la depreciación.

CEDULAS DE AUDITORÍA

Cédulas

Para realizar un trabajo de auditoria, ya sea como empleado del departamento de auditoria interna o como contador público, el auditor necesitará examinar los libros y los documentos que amparen las operaciones registradas y deberá, además conservar constancia de la extensión en que se practicó ese examen, formulando al efecto, extractos de las actas de las asambleas de accionistas, del consejo de administración, de los contratos celebrados, etc. así como análisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los procedimientos de registro, etc. Estos extractos, análisis, notas y demás constancias constituyen lo que se conoce como cédulas, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de trabajo.

Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el dictamen o el informe final.

Una definición de cédulas de auditoria podría ser:

Cedula de Auditoria

Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.

Clasificación

Las cédulas de auditoria se pueden considerar de dos tipos:

• Tradicionales.
• Eventuales.

Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:

• Cedulas Sumarias: Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación.
• Cedulas Analíticas: En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.

Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará, por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada grupo.

Las cedulas eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse.

Asientos de  Reclasificación

Los asientos de reclasificación deben ser registrados únicamente en los papeles de trabajo del auditor y corresponden a la debida presentación de estados financieros de la agrupación correcta de cuentas, sin importar que las operaciones realizadas en un periodo estén debidamente registradas.

Para determinar el asiento de reclasificación que se requiere, el auditor deberá asegurarse de la debida composición del saldo de la cuenta. Por lo tanto si el saldo de la partida de obligaciones en circulación incluya algunas obligaciones que vencen el próximo año, estas deberán presentarse como pasivo circulante. El asiento que corresponde a este caso será cargo a obligaciones en circulación con abono a porción vencida de obligaciones en circulación.

El auditor deberá resumir estos asientos en una lista dentro de los papeles de trabajo, codificarlos mediante una letra y explicarlos al cliente si es necesario, pero no deberá regístralos; porque su trabajo no es hacer la contabilidad.

Para facilitar la identificación, los asientos de reclasificación deben estar debidamente agrupados.

Asientos de Ajuste

Cuando el auditor descubre errores importantes en los registros de contabilidad, deben corregirse los estados financieros. Por ejemplo, si el cliente no redujo de forma adecuada el inventario en cuanto a materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un ajuste para reflejar el valor de realización del inventario. Aunque el asiento de ajuste descubierto en la auditoria típicamente lo prepara el auditor, éstos deben ser aprobados por el cliente porque la administración tiene la responsabilidad principal por la presentación razonable de los estados financieros.

Sólo los asientos que afecten en forma relevante la presentación razonable de los estados financieros, deben ser hechos. La determinación de cuándo ajustar un error se basa en el impacto que tendrá dicho error en los estados financieros de la empresa que se trate. El auditor debe recordar que varios errores no importantes que no se ajustan pueden ocasionar un error global importante cuando se combinan. Es común que los auditores resuman todos los asientos que no hayan sido registrados en un papel de trabajo aparte como medio para determinar su efecto acumulativo.

PAPELES DE TRABAJO EN LA AUDITORÍA

Definición

Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.

 Propósito

El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de análisis para los supervisores y socios.

Clasificación

La clasificación de los papeles de trabajo es la siguiente:

• Archivo de referencia permanente

Contiene información que servirá para auditorias posteriores

• Legajo de Auditoria

Los papeles de trabajo que sustentan el resultado de la auditoria

 Archivo de Papeles de Trabajo

Todas las asociaciones de contadores públicos establecen un método propio para preparar, diseñar, clasificar y organizar los papeles de trabajo, y el auditor principiante adopta le método de su despacho. Los conceptos generales comunes a todos los papeles de trabajo son:

• Archivos Permanentes: Tienen como objetivo reunir os datos de naturaleza histórica o continua relativos a la presenta auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de información sobre la auditoria que es de interés continuo de un año a otro. Más adelante estudiaremos más acerca del archivo permanente.

• Archivos Presentes: Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al año que se está auditando. Los tipos de información que se incluyen en el archivo presente son: programas de auditoria, información general, balanza de comprobación de trabajo, asientos de ajuste y reclasificación y cedulas de apoyo.

  Contenidos

La preparación adecuada de las cédulas acumuladas para documentar las evidencias de auditoria, los resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte importante de la auditoria. El auditor reconoce las circunstancias que requieren una cédula y el diseño adecuado de las cédulas que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseño depende de los objetivos involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas características:

• Cada papel de trabajo debe de estar identificado con información tal como nombre del cliente, periodo cubierto, descripción del contenido, la firma de quien lo preparó, la fecha de preparación y el código de índice.
• Los papeles de trabajo están catalogados y con referencias cruzada para ayudar el archivo y organización.
• Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditoria realizado.
• Cada papel de trabajo incluye suficiente información para cumplir los objetivos para los cuales fue diseñado.
• Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditoria que se está considerando también se expresan en forma clara.

Propiedad de los Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo preparados durante la auditoria, incluyendo aquellos que preparó el cliente para el auditor, son propiedad del auditor. La única vez en que otra persona, incluyendo el cliente, tiene derechos legales de examinar los papeles es cuando los requiere un tribunal como evidencia legal. Al término de la auditoria los papeles de trabajo se conservan en las oficinas del despacho de contadores para referencia futura.

Confidencialidad de los Papeles de Trabajo

De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a esos mismos balances y estados financieros.

Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos.

El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.

Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen.